Reunião: esse evento tão necessário para pautar as estratégias, muitas vezes, pode se tornar uma perda de tempo se não há planejamento. Pensando nisso, preparamos um guia que vai ajudar a sua empresa a organizar melhor a rotina desses compromissos.

Reunião: esse evento tão necessário para pautar as estratégias, muitas vezes, pode se tornar uma perda de tempo se não há planejamento. O principal objetivo desse tipo de encontro é a tomada de decisões, mas se ultimamente poucas resoluções são decretadas quando as conferências acontecem, é sinal de que sua empresa precisa planejar melhor essas reuniões. 

Perder tempo é também perder dinheiro. De acordo com estudo da Bain & Company, empresas perdem até 1/4 de seu tempo com reuniões inconclusivas. Ainda segundo os cálculos da consultoria, isso é o equivalente a perder 10 horas de trabalho semanais. Pensando nisso, preparamos um guia que vai ajudar a sua empresa a organizar melhor a rotina desses compromissos. 

 

Reunião: avalie a real importância

Atire a primeira pedra quem nunca participou de uma reunião e, ao final, uma única frase pairava sobre a cabeça: “Isso poderia ter sido resolvido facilmente por e-mail!”. Existem muitas empresas que, na tentativa de tornar esses encontros um hábito saudável, acabam por torná-los inúteis. 

É muito importante que haja encontros, sejam eles presenciais ou online, para que demandas sejam discutidas, mas há de se avaliar se há mesmo necessidade de interromper o fluxo de trabalho para que determinadas decisões sejam tomadas. 

Vale destacar que reunião não pode prender demanda! Existem muitas instituições que deixam de resolver problemas à espera de uma oportunidade de reunir toda a equipe, mas se sua empresa tem uma demanda urgente e não há tempo hábil para marcar uma reunião, pense em outras alternativas para solucioná-la! 

Por isso, antes de convocar a reunião, avalie todas as possibilidades de solucionar aquela demanda. Caso perceba que é algo que necessite de um debate profundo e coletivo, marque. Do contrário, busque outras ideias!

 

Reunião: roteirizar faz toda diferença

Um dos principais empecilhos para uma reunião realmente produtiva é a falta de planejamento. Muitas vezes, acreditamos que, pelo encontro girar em torno de um único assunto específico, já dominamos todas as abordagens possíveis a serem tratadas.

É nessa hora que nossa mente pode nos trair e a reunião ficar bagunçada ou até mesmo não abordar todos os assuntos necessários. Para evitar este tipo de situação, anote todos os tópicos essenciais a serem levantados e em ordem de prioridade. 

 

Reunião: controle o tempo

No começo do encontro, há uma tendência à empolgação, onde todos querem falar e expor suas posições. Justamente, por ser no início, há pouco controle de tempo. Ainda falando em roteirizar a reunião, pode ser de grande utilidade determinar quanto tempo será dedicado a cada tópico. 

Com o tempo alocado, marque os minutos antes do fim do tópico para levantar a parte mais importante: a tomada de decisões. Afinal, não adianta deixar o debate se estender se não sobrar tempo para definições, como por exemplo, a melhor data para realização de um evento, se essa for a pauta da reunião. 

 

Reunião: atenção às convocações

É preciso entender que as reuniões não podem atrapalhar o fluxo de trabalho da sua equipe, tampouco comprometer a entrega das demandas. Todas essas dicas giram em torno desta premissa, mas esse tópico gira um pouco mais: convide para a reunião apenas os funcionários que podem contribuir diretamente para a resolução da pauta. Os demais membros devem seguir seus trabalhos normalmente. 

Caso seja muito importante que todos os integrantes de um setor estejam a par das questões discutidas, mesmo que eles não contribuam diretamente, solicite que algum dos presentes na reunião redija uma ata e distribua entre os colegas. 

 

Reunião: abra espaço, mas permaneça atento

É muito importante que todos os membros presentes em uma reunião exponham suas opiniões e possam apresentar seus pontos de vista, no entanto, a linha entre isso e transformar a reunião em bagunça é muito tênue. 

A dica é organizar os momentos de fala. Peça que todos que querem apresentar um ponto levantem a mão e encarregue a um dos integrantes a missão de anotar quem são essas pessoas. Ao final da exposição, solicite que eles falem suas opiniões. Lembrando que não se trata de uma relação de hierarquia e, sim, um protocolo para ter mais controle do tempo e da linha de raciocínio da reunião.  

 

Siga a gente! 

Também estamos nas redes sociais! Para ficar por dentro dos nossos conteúdos e dos nossos serviços, siga-nos!

Facebook | Instagram | Twitter | Linkedin | YouTube